Datenschutzordnung Bearbeitungsstand 15.02.2020 JG

Auf Grund von § 12 Abs. 4 der Satzung hat die Mitgliederversammlung am 27.03.2020 nachstehende Datenschutzordnung beschlossen.

 

Präambel

Der Tennisclub Oberstenfeld e.V. (TCO) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen ihrer Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, seiner Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung un des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des TCO zu gewährleisten, gibt sich der TCO nachfolgende Datenschutzverordnung.

 

§ 1 Allgemeines

Der TCO verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Spielbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisierte in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlich und an Dritte weitergeleitet oder Dritten gegenüber offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzverordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten

  1. Der TCO verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Katergorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Eintrag vorgenommen.
  2. Im Rahmen des Mitgliedsverhältnisses verarbeitet der TCO insbesondere die folgenden Daten Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort). Geburtsname, Datum des Vereinsbeitritts, Form/Art der Mitgliedschaft. (Status), Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. Name und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen -soweit freiwillig übermittelt-, ggf. Funktion im Verein, Haushalts- und Familienzugehörigkeit der Zuordnung zum Familienbeitrag.
  3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Württembergischen Landessportbund e.v. (WLSB) sowie zum Württembergischen Tennisbund e.V. (WTB) werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese nach dren verbandsrechtlichen Vorgaben mitgeteilt, beim WTB, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb des WTB beantragen (z.B. IDNr., Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
  4. Soweit die Mitglieder ein entsprechendes Mandat zum Einzug der Vereinsabgaben per Lastschrift erteilt haben, werden die Bankdaten an die mit dem Einzug beauftragter Bank übermittelt.
  5. Im Rahmen der Vereinsförderung durch die Gemeinde Oberstenfeld werden die zur Bemessung der Förderbeiträge notwendigen Mitgliederdaten übermittelt.
  6. Die Löschung von Mitgliederdaten erfolgt unverzüglich, wenn diese vom TCO nicht mehr benötigt werden (z.B. bei Beendigung der Mitgliedschaft). Die Verwendung von Mitgliederdaten ist auf Antrag des Mitglieds zu beenden bzw. wenn der Verwendung widersprochen wurde.
  7. Im Rahmen der zugunsten der Mitglieder über den WLSB abgeschlossenen Versicherungen (z.B Sportunfälle, Kfz-Zusatzversicherung) werden im Schadesnfalll die von der jeweiligen Partnerversicherung angeforderten Daten übermittelt, wenn das Mitglied die Schadensabwicklung beantragt.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des TCO über offizielle öffentliche Veranstaltungen werden personenberzogene Daten in Aushängen, in offiziellen Medien sowie in Internetauftritten des TCO veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten aus Quellen, die allgemein zugänglich sind, u.a. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des TCO werden folgende Daten der Mitglieder des Vorstands, der sportlichen Führung, des Trainerstabs/Übungsleiter und weiterer Funktionsträger für besondere Aufgaben veröffentlcht: Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie ein Foto.

§ 4. Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist nach §19 der Satzung der Vorstandsvorsitzende. Grundlage für die Zuordnung der Verantwortungsbereiche ist der jeweilige Geschäftsverteilungsplan des Vorstandes, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorstandsvorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt weden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsveralangen von betroffenen Personen zuständig. Solange ein/e Datenschutzbeaurtragte/r nach den gesetzlichen Vorschriften bzw. § 8 dieser Verodnung nicht erforderlich ist, ist die für Medien/Datenschutz gewählte/bestellte Person zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insoweit zur Verfügung gestellt, dwie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. die Nutzung von Telefonlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhat, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um eine Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abgegeen, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendt und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Wenn der TCO für die Kommunikation per E-Mail einen vereinseigenen E-Mail-Account einrichtet, ist dieser im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personsn, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/der deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "Bcc" zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftrage/r

Beschäftigt der TCO 20 Personen und mehr ständig mit der autorisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, hat er eine/n Datenschutzbeauftragte/n zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dm Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorranging ist ein/e interner Datenschutzbeauftragte/r (Mitglied) zu bestellen. It daus den Reihen der Mitgliederschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB eine/n externe/n Datenschutzbeauftragte/n auf der BAsis eines Direktvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der TCO unterhält zentrale Auftritte für den Verein insgesamt. Die Einrichtung und Unterhalt von Auftritten im Internet obliegt der für die Öffentlichkeitsarbeit bestellten Personen. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Person vorgenommen werden.
  2. Die für die Öffentlichkeitsarbeit bestellte person ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Eigene Internetauftritte von Gruppen innerhalb des TCO bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung durch den Vorstand.

§ 10 Rechte der Mitglieder

Jedes Mitglied hat das Recht auf

  • (schriftliche) Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten. Fernmündliche Auskünfte sollen im Zweifel nicht erteilt werden.
  • Berichtigung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn diese unrichtig sind. Unberührt bleibt die Mitteilungspflicht des Mitglieds nach § xx Abs. yy der Satzung.
  • Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn Zweifel an der Richtigkeit oder Unrichtigkeit bestehen und entsprechende Feststellungen nicht möglich sind.
  • Löschung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke, für die sie erhoben und gespeichert wruden, nicht mehr notwendig sind
  • Widerspruch gegen die Verarbeitgung seiner personenbezogenen Daten
  • Erhalt seiner Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format

§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtlichen Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befügnusse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -Weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen die Datenschutzverordnung können gemäß den Santkionsmitteln, wie sie inder Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des TCO in Kraft.

Oberstenfeld, den 27.03.2020

Tennisclub Oberstenfeld e.V.

Dieter Haid